Accounting information system ( AIS )
Definisi
SIA : Suatu komponen
organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan
mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan
bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.
Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem
CBIS lainnya :
1. SIA melakasanakan tugas
yang diperlukan
2. Berpegang pada prosedur
yang relatif standar
3. Menangani data rinci
4. Berfokus historis
5. Menyediakan informasi
pemecahan minimal
Perbedaan SIA dan SIM :
SIA mengumpulkan mengklasifikasikan,
memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan sedang
SIM mengumpulkan mengklasifikasikan,
memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi
Spesialis Informasi
- Akuntan
Contoh SIA sebagai pusat informasi
perusahaan :
Bagian pemasaran mempertimbangkan
untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk
itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat
diperoleh dari usulan produk baru tersebut
Bagian SIA
memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan
produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah
diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian
pemasaran.
Selanjutnya
kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan
yang sesuai.
Dari contoh diatas dapat ditemukan 2
aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :
1. Pentingnya
komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu
keputusan.
2. Peranan SIA dalam
menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil
keputusan.
Informasi Akuntansi yang
dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :
- Informasi akuntansi keuangan,
Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.
- Informasi Akuntansi
Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.
Didalam Akuntansi Manajemen terdapat
dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu
:
1. Sistem Akuntansi Biaya
2. Sistem Budgeting
Sistem Akuntansi Biaya
Digunakan untuk membantu manajemen
dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi
dan penjualan
Budgeting
Adalah proyeksi keuangan perusahaan
untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong manajer dalam perencanaan dan
pengawasan
Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi
penerapan SIA dalam perusahaan:
1. Analisa Perilaku
2. Metode kuantitatif
3. Komputer
Analisa Perilaku
Setiap sistem yang tertuangkan dalam
kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat
mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.
Akuntan tidak harus menjadi seorang
psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk
mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif.
Selain itu juga seorang akuntan harus
menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam
menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain
dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.
Metode Kuantitatif
Dalam menyusun informasi, seorang
akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari
informasi tersebut.
Komputer
Pada beberapa perusahaan, komputer
telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga
memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam
proses pengambilan keputusan.
3.1.Pengguna
AIS
Seperti
ditunjukkan dalam Gambar 1-1, personil keuangan yang berada di kantor lokasi
proyek (atau disebut Project Akuntan) dan kantor pusat seperti Akuntan
Keuangan, Akuntan Manajemen dan Manajer Keuangan adalah pengguna internal
sistem. Juga, tim manajemen yang terdiri dari General Manager Keuangan,
Chief Operating Officer, Managing Director dan Direksi antara pengguna
internal sistem. Di sisi lain, pengguna eksternal terdiri dari
pemerintah Badan (yaitu Inland Revenue), auditor eksternal dan kreditur.
Memang berbagai, macam orang di dalam dan luar organisasi menggunakan
informasi akuntansi untuk pengambilan keputusan (Rahman dan Halladay, 1988,
Renau dan Grabski, 1987) .
3.2.Fungsi AIS
Fungsi utama dari AIS adalah untuk
memberikan nilai kuantitatif, ekonomi masa lalu, sekarang dan masa
depan peristiwa. Pada ZBMS, AIS melalui sistem komputerisasi akuntansi
(yaitu ZYXW-Kontrak Plus) menghasilkan laporan keuangan yaitu laporan laba
rugi, neraca dan laporan arus kas.
Sistem akan memproses data dan
mengubahnya menjadi informasi akuntansi selama input, pengolahan dan tahap
output yang akan digunakan oleh berbagai pengguna seperti internal dan
eksternal pengguna (lihat misalnya Wilkinson, 2000: 10-11). Wilkinson
mencatat bahwa SIA yang efektif melakukan beberapa kunci fungsi seluruh tiga
tahap seperti pengumpulan data, pemeliharaan data, data Sistem Informasi
Akuntansi (SIA) dan Manajemen Pengetahuan: Sebuah Studi Kasus 39 manajemen,
pengendalian data (termasuk keamanan) dan generasi informasi.
3.3.Penggunaan Informasi Dalam AIS
Proyek konstruksi yang dilakukan oleh
perusahaan dibagi sesuai dengan tipe konstruksi kegiatan yang terdiri dari
lima divisi, yaitu infrastruktur, bangunan, listrik, air limbah dan
minyak dan gas, di mana setiap proyek diperlakukan sebagai perusahaan yang
terpisah. Jumlah proyek yang dilakukan oleh setiap divisi tergantung pada
kontrak yang diberikan kepada perusahaan. Seperti yang ditunjukkan oleh Gambar
1-2, sumber data yang berasal dari pihak eksternal seperti pelanggan,
subkontraktor dan pemasok. Itu Akuntan proyek akan bekerja sama dengan
Surveyor Kuantitas untuk keluar dengan tepat informasi seperti yang digambarkan
di bawah ini:
Client - Kuantitas yang klien Surveyor (QSS) akan mengevaluasi work in progress (WIP) dan keluar dengan persentase WIP harus disepakati oleh kedua belah pihak. Setelah disetujui, Sertifikat Penagihan Progress (PBC) akan dikeluarkan oleh Klien QSS, yang salinannya akan dikirim kekantor pusat untuk pengolahan data.
Client - Kuantitas yang klien Surveyor (QSS) akan mengevaluasi work in progress (WIP) dan keluar dengan persentase WIP harus disepakati oleh kedua belah pihak. Setelah disetujui, Sertifikat Penagihan Progress (PBC) akan dikeluarkan oleh Klien QSS, yang salinannya akan dikirim kekantor pusat untuk pengolahan data.
Subkontraktor - The ZBMS itu QSS akan mengevaluasi WIP subkontraktor di
lokasi dan keluar dengan persentase WIP harus disepakati oleh kedua belah
pihak. Setelah disetujui, Subkontraktor Kemajuan Sertifikat (SPC) akan
dikeluarkan oleh ZBMS yang QSS dan diverifikasi oleh Project Manager ZBMS, yang
salinannya akan dikirim ke kantor pusat untuk pengolahan data.
Pemasok – QSS dan Akuntan Proyek akan memastikan bahwa bahan-bahan dan mesin yang disampaikan dalam kondisi baik di lokasi konstruksi sebelum pengiriman pesanan yang diterima. Perintah pengiriman akan melekat pada faktur pemasok dan dikirim ke kantor pusat untuk diproses.
Pemasok – QSS dan Akuntan Proyek akan memastikan bahwa bahan-bahan dan mesin yang disampaikan dalam kondisi baik di lokasi konstruksi sebelum pengiriman pesanan yang diterima. Perintah pengiriman akan melekat pada faktur pemasok dan dikirim ke kantor pusat untuk diproses.